Genomineerd voor de Doelmatigheidsprijs 2018

Probleemstelling

Ongeveer 40% van alle behandelingen op de afdeling radiotherapie bestaat uit palliatieve indicaties. Voorafgaand aan alle bestralingen wordt een uitgebreid proces doorlopen: aanmelding, intakegesprek, CT-scan, planning en bestraling. In de huidige situatie was het buiten de spoedsetting onmogelijk om patiënten nog op de dag van intake te bestralen.

MAASTRO clinic
Auteur: Inge Compter

Dit werd veroorzaakt door processtappen die niet op elkaar aansloten, de duur van het maken van een bestralingsplan en de spreekuren van de behandelend artsen, waardoor zij niet onmiddellijk tijd hadden om het doelgebied vast te stellen of het bestralingsplan goed te keuren.

Middels het verbeteren van de logistiek van de palliatieve radiotherapie is het beoogde resultaat dat palliatieve bestralingen op dezelfde dag van intake uitgevoerd kunnen worden. Het streven was hierbij om per dag een maximum van 4 patiënten op dezelfde dag te bestralen: 3 regulier, 1 spoed patiënt, conform het gemiddelde aantal aanmeldingen per dag. Het doel van het proces is het comfort van de patiënt verhogen doordat deze snel behandeld wordt en minder reistijd heeft. Voor patiënten die opgenomen in een regionaal ziekenhuis liggen, zal dit een ambulancerit minder betekenen. Daarnaast zal er minder overdracht tussen hulpverleners plaatsvinden, waardoor het risico op fouten kleiner wordt. Tot slot is het streven de doorlooptijden te verbeteren en te voldoen aan de gestelde normen van de Nederlandse Vereniging voor Radiotherapie en Oncologie.

Doelstelling

Het verbeteren van de logistiek van de palliatieve radiotherapie zodat 80% van de palliatieve bestralingen op de dag van intake uitgevoerd kunnen worden.

Plan van aanpak
  1. Analyse: De verschillende processtappen werden in kaart gebracht, waarna tevens de knelpunten voor het versnellen van de workflow werden geïdentificeerd.
  2. Brainstorm: Voor de verschillende knelpunten werden door de daarbij behorende disciplines oplossingen aangedragen om de werkwijze te versnellen. Dit betrof o.a. de inhoud van de intake bij de doktersassistente, het tijdstip van de CT-scan, de wijze van het maken van het bestralingsplan en inplannen van supervisie.
  3. Voorstel nieuwe workflow: Op basis van de aangeleverde adviezen werd een nieuwe workflow geformuleerd.
  4. Dummy run: De haalbaarheid van de nieuwe workflow werd door alle disciplines getest middels een dummy run, waarbij gebruik werd gemaakt van een fantoom.
  5. SAFER: Tijdens een SAFER procedure werd er in samenwerking met een risicofunctionaris een inschatting gemaakt van de potentiele fouten die op kunnen treden tijdens het proces. Deze werden door de verschillende disciplines geadresseerd en verbeterd.
  6. Pilot: Tijdens de pilotperiode werd gedurende 1 maand dagelijks één patiënt op dezelfde dag bestraald.
  7. Implementatie: Na goedkeuring door het management vond ook de implementatie van het bestralen van een tweede patiënt op dezelfde dag plaats.
  8. Procesverbetering: De workflow wordt tweemaandelijks geëvalueerd en zo nodig aangepast.
Behaalde resultaten

Bijna 9 maanden na het starten van het project bestaat de mogelijkheid om dagelijks twee patiënten op dezelfde dag te bestralen. Een derde patiënt en een eventuele spoedpatiënt (buiten de dienst) zijn tot op heden niet haalbaar gebleken, omdat de overgangsperiode van oude naar nieuwe manier van werken nog enige extra druk op de logistiek en medewerkers legt.

Voor patiënten die op dezelfde dag bestraald worden geldt: meer comfort in verband met snelle behandeling en minder reistijd (zelfstandig of middels de ambulance). Zij geven tijdens de telefonische follow-up consulten zo’n vier weken na de behandeling aan erg tevreden te zijn met deze huidige werkwijze.

Het aantal betrokkenen per patiënt is verlaagd, waarbij men ook minder hoeft over te dragen in geval van part-time dagen van artsen, physian asssistants of laboranten en het risico op fouten ten gevolge hiervan wordt verkleind.

De verwachting is dat dit project leidt tot een daling van de kosten doordat patiënten eerder een daling van de pijnklachten bemerken, waardoor zij enkel dagen minder pijnstilling nodig hebben. Er zijn minder ambulanceritten noodzakelijk (per rit € 296, 4 + € 3,81/km). Daarnaast hoeven de hulpverleners uiteindelijk minder tijd per patiënt te besteden, omdat zij zich niet iedere dag opnieuw in hoeven te lezen en daarmee het dossier moeten openen.

Dit gezegd hebbende was het primaire doel van dit project het verbeteren van de patiëntervaring. Hoewel een besparing aannemelijk is, is deze dus op dit moment niet nader berekend of anderszins gekwantificeerd.

De gewenste doorlooptijden van de Nederlandse Vereniging voor Radiotherapie en Oncologie van een wachttijd < 7 dagen na aanmelding worden gehaald.

Evaluatie / borging

Tijdens de pilotfase van de studie werd directe feedback door artsen, physian assistants en laboranten aan de aios aangeleverd en bijgehouden middels een excelsheet. De workflow wordt tweemaandelijks geëvalueerd en zo nodig aangepast. Dit heeft onder andere geleid tot enkel het inplannen van ervaren arts-assistenten in de nieuwe workflow, het verruimen van de supervisie mogelijkheden en het verplaatsen van de bestralingsafspraak. Daarnaast werd de nieuwe workflow verschillende keren besproken tijdens het radiotherapeuten-overleg. In de toekomst zal tevens tweemaandelijks geëvalueerd worden of het mogelijk is de palliatie op een dag uit te breiden naar de beoogde 4 patiënten conform de in het project voorgestelde werkwijze, waarmee het bestralen van patiënten in de avonduren overbodig wordt.

De doorlooptijden van de palliatie worden thans maandelijks gerapporteerd aan de betreffende teams. Het effect van het nieuwe proces op de lange termijn zal na ongeveer een jaar worden geëvalueerd.