Genomineerd voor de Doelmatigheidsprijs 2018

Probleemstelling

Tegenwoordig speelt in ieder ziekenhuis doelmatigheid van zorg een steeds grotere rol. Enerzijds doordat de roep om kwaliteit en transparantie daarover vanuit politiek, zorgverzekeraars en de maatschappij steeds groter wordt. Anderzijds doordat de kosten in de zorg een centraal thema zijn, waarbij kwaliteit moet worden behouden. Een meer doelmatige aanpak is op beide fronten de oplossing.

Haaglanden Medisch Centrum
Auteurs: J. J. Blok (aios Heelkunde), C. Tax (anios Heelkunde), H.J. Smeets (opleider Heelkunde)

Deze verbetering van doelmatigheid kan vanuit economisch perspectief plaatsvinden op het gebied van gepast gebruik en transparantie (technische doelmatigheid), maar ook op het gebied van juiste zorg op de juiste plaats (allocatieve doelmatigheid) of op het gebied van innovatie waarbij in de toekomst doelmatiger gewerkt kan worden door te investeren en te innoveren (dynamische doelmatigheid). Daarnaast kunnen verbeteringen van doelmatigheid op verschillende niveaus in de organisatiestructuur worden bereik en kan ieder personeelslid hierin een rol spelen. De kleinste ideeën kunnen leiden tot grote veranderingen en meer doelmatigheid. Echter, men weet vaak niet wie te benaderen met een potentieel goed idee of suggestie ter verbetering.  Potentieel goede ideeën komen niet altijd tot bloei wanneer er geen toegewijd landingsplatform bestaat.

Om iedereen in het ziekenhuis de kans te geven laagdrempelig bij te dragen aan een meer doelmatige zorg en om het ziekenhuis de potentie van haar personeel zo optimaal mogelijk te laten benutten, is er behoefte aan een duidelijk en gestroomlijnd verzamelpunt van ideeën: een Digitale ideeënBus (kortweg ‘DigiB’).

Doelstelling

Via DigiB, een digitale ideeënbus, zal ieder personeelslid in het ziekenhuis in de gelegenheid zijn om een suggestie voor het verbeteren van de doelmatigheid in te sturen. De DigiB werkgroep zal een eerste schifting maken en categoriseren als ‘medisch’ of ‘niet-medisch’. Vervolgens zal ieder idee worden getoetst op financiële en logistieke haalbaarheid door een ervaren toetsingscommissie, bestaande uit afgevaardigden van de A(N)IOS, medische staf, verplegend personeel en management/Raad van Bestuur. Door verstandig te kiezen kunnen jaarlijks meerdere projecten worden opgepakt en uitgewerkt. Door de successen terug te koppelen zal er uiteindelijk ook meer kennis, bewustzijn en draagvlak ontstaan omtrent doelmatigheid van het ziekenhuis en haar waarde op verschillende niveaus.

Om dit alles te bereiken zal DigiB worden opgezet en geleid door een groep toegewijde A(N)IOS. Zij zullen de volgende stappen ondernemen in nauwe samenwerking met de Raad van Bestuur en de afdeling Communicatie van het HMC:

Logistieke voorbereidingen, informatievoorziening en implementatie

  1. Het ontwerpen van een ‘landingspagina’ op het HMC intranet met daarop mogelijkheden om een doelmatigheidsvoorstel in te dienen. Dit zal worden ontworpen en ingericht met de afdeling Communicatie. Gedacht kan worden aan een centraal emailadres zoals beter@haaglandenmc.nl, een Whatsapp-nummer of het ombouwen van de huidige HMC ‘kwaliteitswaaier app’. Belangrijk is dat ingediende suggesties binnen 24 uur een persoonlijke ontvangstbevestiging zullen ontvangen.
  2. Instellen van een werkgroep en beoordelingscommissie

Informeren/ draagvlak creëren

  1. Alle medewerkers informeren over:
    * wat is doelmatigheid,
    * waarom is doelmatigheid nodig voor het individu en de organisatie
    * wat kan jij als individu doen
  1. Actief awareness creëren via:
    * een ziekenhuisbrede lancering inclusief presentatie waarin punt 2a-c zijn verwerkt
    * een voorlichtingsfilm welke tijdens de introductiedagen aan nieuwe werknemers wordt getoond waarbij een toegewijde a(n)ios aanwezig is om eventuele vragen te beantwoorden en het project een gezicht te geven.

Punten 3 en 4 zullen eveneens in samenwerking met de afdeling communicatie worden ingericht. Er zal een gedetailleerd communicatieplan worden opgesteld om de informatievoorziening naar de medewerkers te waarborgen.

Evaluatie en kennis disseminatie

  1. Na het eerste jaar zal er een kennis disseminatie plaatsvinden door de resultaten, ervaringen en het draaiboek van de commissie openbaar te maken op de publieke HMC website. Deze evaluatie zal ook worden gestructureerd tot een artikel welke ter publicatie zal worden aangeboden (zie 10.2).
Behaalde resultaten

Recent zijn er in het HMC twee pilots gestart om goede ideeën welke potentieel verbetering in doelmatigheid kunnen bewerkstellingen. Deze pilots, ‘het preoperatief toedienen van paracetamol oraal in plaats van intraveneus’ Perfalgan en ‘het stoppen met pleisters plakken op droge postoperatieve wonden’ zijn beiden een idee vanuit de werkvloer, respectievelijk bedacht door een anesthesiemedewerker en operatieassistent. Inmiddels zijn de ideeën als volwaardige pilot gestart, doordat ze allebei de potentie hebben om kosten te besparen waarbij de kwaliteit wordt behouden en zelfs wordt verbeterd. Deze voorbeelden tonen dat er binnen de organisatie betrokken werknemers lopen die via eigen ervaringen en inzichten de organisatie als geheel doelmatiger kunnen maken.

Evaluatie / borging

Het DigiB-project zal op twee verschillende fronten worden geëvalueerd. Allereerst zal er een maandelijkse evaluatie plaatsvinden met de toetsingscommissie waarbij de volgende eindpunten worden beoordeeld:

  • het aantal ingediende ideeën (streefgetal: >20 per jaar)
  • het percentage indieners welke binnen 24 uur een persoonlijke ontvangstbevestiging ontvangen (streefgetal: 95%)
  • de tijd tussen goedkeuring van idee tot de daadwerkelijke start van de pilot (streeftijd: minder dan 3 maanden)

Daarnaast zal eind 2018 het project als geheel worden geëvalueerd, waarbij de krachten en verbeterpunten worden besproken. Deze evaluatie zal worden verwerkt tot een publicatie welke aangeboden zal worden aan toepasselijke media zoals, maar niet beperkt tot: SKIPR, Medisch Contact en Nederlandse Tijdschrift voor Geneeskunde.