Project Student@DOT: verminderen administratieve handelingen voor medisch specialisten

Probleemstelling

De tijd die een medisch specialist nodig heeft om alle administratieve handelingen goed te registreren is enorm en beslaat dan ook een groot gedeelte van de werkdag. Een van deze administratieve handelingen is het schrijven van alle declaraties naar de verzekeraar. Dit gebeurt sinds 2005 met de DBC, de Diagnose Behandel Combinatie,  en is sinds 2012 overgaan in het DOT-DBC ‘Op weg naar Transparantiesysteem’. Dit betekent dat elke patiënt een DBC/DOT krijgt als hij/zij zich meldt bij een specialist in het ziekenhuis. In deze DBC worden alle verrichtingen geregistreerd, wat uiteindelijk resulteert in een declarabel zorgproduct dat vergoed wordt aan het ziekenhuis.

De registratie van deze DOT’s en ook de uitgevoerde verrichtingen binnen de DOT’s is dus essentieel om het werk dat een medisch specialist verricht zichtbaar te maken en uiteindelijk te kunnen declareren. Echter kost deze administratieve handeling niet alleen veel tijd, maar vereist het ook veel kennis over dit systeem. Inmiddels zijn er zo veel verschillende verrichtingen, met elk zijn eisen om geregistreerd te worden, dat het onmogelijk is om als groep specialisten al deze kennis tot je nemen en in de dagelijkse praktijk goed je werk te kunnen declareren.
Zoals hierboven genoemd nemen administratieve handelingen veel kostbare tijd in van de medisch specialisten, aios en anios. Dit is tijd die zij zelf liever in de patiëntenzorg steken. De patiënt zal hier bijvoorbeeld van merken dat er letterlijk meer tijd over is tijdens de polikliniekbezoeken. Maar het maakt het werk van de arts ook leuker, gezien 94% van de artsen vindt dat het werkplezier wordt verminderd door de administratieve druk. En ook dát merkt de patiënt. In een recente enquête van de VVAA naar de administratiedruk blijkt bovendien dat juist dit een punt is waar de arts mee geholpen worden, zowel door het ICT systeem als door ondersteunend personeel.
Het doel van ons plan is om deze handelingen, die niet alleen tijd maar ook kennis vereisen, over te dragen aan een goed getrainde, dedicated medewerker – een medisch student –  om zo niet alleen de nauwkeurigheid van de registratie te verbeteren maar ook de kostbare tijd van de specialist te besparen. Met als gevolg dat dit verlichting van de administratieve druk geeft en de specialist nog meer aandacht voor de zorg voor de patiënt kan hebben.
Wij willen onze ideeën in eerste instantie als trial in onze huidige en voormalige werkplek, het Juliana Kinderziekenhuis, gaan uitvoeren. Een steekproef op de klinische afdeling liet daar zien dat de registratie van DOT’s en verrichtingen zeer onnauwkeurig verloopt. In 50% van de gevallen was er sprake van een ontbrekende dan wel incomplete registratie.

Uit een analyse van deze fouten kan het volgende geconcludeerd worden:

• Door foutieve en niet geregistreerde DOT’s/verrichtingen worden geen of minderwaardige zorgproducten gedeclareerd wat leidt tot een niet reële dienstverlening;
• Het detecteren van foute/onvolledige registraties behoeft veel kennis van de DOT’s/verrichtingen systematiek maar ook een medische achtergrond is essentieel om de verrichtingen en diagnoses te kunnen destilleren uit de statusvoering;
• De huidige controlemechanismen in het ICT systeem detecteren een aanzienlijk deel van de gemaakte fouten niet en zijn niet in te richten op het detecteren hiervan. Menselijke controle blijkt essentieel.

Mede door bovenstaande conclusies kunnen wij stellen dat het registreren en controleren van de registraties dient te gebeuren door een persoon die niet alleen een medische achtergrond heeft, maar ook een goede en up-to-date kennis van alle vereisten binnen de huidige registratie.

Doelstelling

Ons plan heeft de volgende drie doelstellingen:

• De administratieve druk van de medisch specialist te verlagen en de tijd te vergroten die zij aan het primaire proces, zorg aan patiënten, kunnen besteden;
• De kennis over het Nederlands Zorgsysteem vergroten onder alle artsen door onderwijs te krijgen van de medisch student/DOT-expert;
• Het waarborgen van goede en volledige registratie van alle patiëntenzorg in het Juliana Kinderziekenhuis door de medisch student/DOT-expert de registratie en daarnaast controle werkzaamheden uit te laten voeren.

Plan van aanpak

Om onze doelstellingen te kunnen behalen, dient ten eerste de medisch student gerekruteerd en getraind te worden, waarna hij of zij werkzaam zal zijn in het Juliana Kinderziekenhuis om registratie- en controlewerkzaamheden te verrichten in de systemen die de DOT’s en verrichtingen registreren.

Bovendien zal hij of zij aanspreekpunt zijn binnen het Juliana Kinderziekenhuis voor vragen over de systematiek van DOT’s en verrichtingen.  Het initiële initiatief behelst een trial gedurende 6 maanden waarbij 2 studenten worden opgeleid en werkzaamheden zullen uitoefenen.

Training student:

Gedurende 4 dagdelen zal er door een DOT-expert onderwijs gegeven worden over de DOT’s en verrichtingen systematiek. Vanwege het feit dat deze student in een specifieke vakgroep zal komen te werken zal hij of zij de voor deze vakgroep de voorwaarden voor registratie van relevante verrichtingen leren kennen. Dit zal mede gebeuren middels een korte inwerkperiode in het Juliana Kinderziekenhuis, waar de student inzicht krijgt in de specifieke afdelingen. Er zal een lokale werkinstructie opgesteld worden om de continuïteit in de toekomst te kunnen waarborgen.

Controlewerkzaamheden:

De student zal van alle opgenomen patiënten de DOT en verrichtingen controleren op basis van de statusvoering en de voor deze patiënt aanwezige informatie in het ziekenhuis informatie systeem.

Op verzoek kan deze student ook poliklinische patiënten controleren. Echter zal er in eerste instantie prioriteit gegeven worden om het proces op de afdeling te optimaliseren.

Registratiewerkzaamheden:

De student zal naast de controlewerkzaamheden ook primaire registratiewerkzaamheden uitvoeren. Deze werkzaamheden omvatten met name het gebied van de kwaliteitsindicatoren. Te denken valt aan een controle of de ‘Strong Kids’ – registratie goed verloopt, maar op dit gebied is veel meer mogelijk. Dit biedt de kans om hier als ziekenhuis meer inzicht in te krijgen, zonder dat de administratieve werkdruk voor de medisch specialisten wordt vergroot.

Onderwijs geven:

Zoals eerder reeds beschreven is er om goed te kunnen registreren veel kennis nodig over de systematiek van de registratie. De student zal een expert worden op het gebied van de DOT’s en verrichtingen, met specifieke aandacht voor de vakgroep kindergeneeskunde. Actueel is er nauwelijks aandacht voor de financiële kant van de zorg in de opleiding geneeskunde. Daarnaast zijn er jaarlijks veranderingen en zijn er inmiddels zo veel verschillende verrichtingen, dat het overzicht houden op deze financiële kant in de dagelijkse praktijk een onmogelijke taak is. De student zal zijn/haar kennis inzetten om onderwijs te geven, bijvoorbeeld tijdens de ochtendoverdracht, om de aios/anios/medisch specialisten (meer) inzicht te geven waarom zij registreren en wat dat voor gevolgen heeft. Daarnaast zien wij graag dat (in de toekomst) de student zijn/haar kennis in zal kunnen zetten om onderwijs te geven aan de toekomstige generatie, waarbij valt te denken aan onderwijs tijdens de VVV-weken in het curriculum in Leiden.

Financiën:

De financiën van dit project omvatten met name de scholing van de medisch student en het salaris van de medisch student. De baten van het project laten zich niet zozeer direct in financiën uitdrukken, maar kunnen worden uitgedrukt in het bedrag dat niet gedeclareerd zou zijn zonder de werkzaamheden van de student, maar met name in de extra tijd die de medisch specialist in de zorg van de patiënt kan steken.

Behaalde resultaten

Wij hebben inmiddels ons project helemaal uitgedacht en omschreven in een voorstel voor het Juliana Kinderziekenhuis. Wij hebben ondersteuning voor het plan van de afdeling kindergeneeskunde van het Juliana Kinderziekenhuis. Daarnaast hebben we inmiddels een DOT-expert bereid gevonden om onze medisch student te trainen om DOT-expert te worden. Wij hebben helaas nog niet het benodigde startbedrag om ons project ook daadwerkelijk te gaan starten. Hier werken we op dit moment hard aan en we hopen dat we snel met mooie resultaten kunnen komen als het project daadwerkelijk van start gaat.

Evaluatie / borging

Na een proefperiode van een half jaar, zal het project Student@DOT geëvalueerd worden. Hiervoor stellen wij een aantal middelen voor:

• Gemiddelde prijs van zorgproducten.
  Hieraan zal kunnen worden afgeleid of er beter geregistreerd wordt dan onder de huidige situatie.
• Enquête.
  Deze enquête wordt afgenomen onder de anios/aios/medisch specialisten en zal tweeledig zijn. Enerzijds zal de kennis over DOT’s en verrichtingen aan bod komen, om te evalueren of het onderwijs bijdraagt aan (beter) inzicht in de systematiek van het registreren van zorgproducten. Anderzijds zal uiteraard de werkwijze worden bevraagd: is de administratieve werkdruk afgenomen en hoe wordt deze ervaren. Om dit optimaal te kunnen evalueren, zal voorafgaand aan het starten van het project Student@DOT eenzelfde enquête worden gehouden, om de verschillen goed in kaart te brengen.
• Vraaggesprek met student.
  Met de student zal worden besproken hoe hij/zij de werkzaamheden ervaart. Uit de ervaringen verwachten wij diverse verbeterpunten te halen ten aanzien van de registratie, zodat het proces in samenwerking met alle betrokkenen geoptimaliseerd kan worden.