Structureren familiebrieven

Probleemstelling

Binnen de klinische genetica verrichten wij erfelijkheidsonderzoek. Wanneer een erfelijke aanleg wordt aangetoond, ontvangt de patiënt vaak naast de persoonlijke brief ook een familiebrief. In deze familiebrief staat een korte uitleg over de aandoening en de mogelijkheid tot genetisch onderzoek. Ook staan er enkele essentiële gegevens in, zoals het familienummer, het betreffende gen en de mutatie(s). Middels deze brief kan de patiënt zijn familieleden informeren. Informeren van familieleden is belangrijk omdat zijzelf of hun nageslacht mogelijk een verhoogd risico hebben op een erfelijke ziekte.

Om de privacy van de indexpatiënt (patiënt waarbij de erfelijke aanleg voor het eerst is vastgesteld) te waarborgen worden familiebrieven niet in SAP opgeslagen. De familiebrieven worden in een Word-document gemaakt en opgeslagen op onze L-schijf. Voorafgaand aan het project waren er geen duidelijke afspraken over de naamgeving en er was geen eenduidige indeling van de brieven in submappen. Hierdoor was de indeling ongeordend en was het lastig om een brief op een later tijdstip terug te vinden.

Doel van het initiatief

Het doel van dit project was om te zorgen dat de familiebrieven op een uniforme manier gemaakt en opgeslagen worden zodat ze in de toekomst makkelijk terug gevonden kunnen worden.

Samenvatting

1. Hoe draagt het doelmatigheidsproject bij aan het verbeteren van de kwaliteit van zorg op afdelings- en/of instellingsniveau?
   Het informeren van families over een erfelijke aanleg is een belangrijke taak van onze afdeling. Het is daarom van belang dat de familiebrieven die hiervoor gebruikt worden zijn geordend en makkelijk zijn terug te vinden.
2. Hoe worden de algemene competenties op de werkvloer verworven en geëvalueerd door het opzetten en uitvoeren van het doelmatigheidsproject?
   Voor dit project heb ik overleg gehad met ons polikliniekhoofd, stafleden, AIOS, genetisch consulten, ICT medewerkers en het secretariaat. De samenwerking met deze verschillende personen heeft geleid tot een uniform beleid binnen de afdeling. Daarnaast heb ik getracht de organisatie van het maken en opslaan van familiebrieven soepeler te laten verlopen. Op deze manieren heeft dit project bijgedragen aan het ontwikkelen van de competenties samenwerken en organisatie.
3. Hoe kan het doelmatigheidsproject geborgd worden op de afdelingen en/of binnen de instelling?
   De afspraken zijn verwerkt in een Odin protocol. Ik zal gedurende het resterende deel van mijn opleiding met enige regelmaat bekijken  of de afspraken worden nageleefd. Knelpunten worden besproken in ons twee wekelijkse LEAN overleg.