Wifi telefoonconsulten en dienstsein bij afdeling Cardiologie

Probleemstelling

Momenteel verloopt de communicatie tussen zorgprofessionals onderling binnen het Maastricht UMC via het beantwoorden van een oproep die binnenkomt op het betreffende sein. Deze methode van communiceren kent een aantal nadelen:

• Het beantwoorden van een oproep stelt de vrijwel directe aanwezigheid van een telefoontoestel verplicht. Dit kan binnen het MUMC niet geborgd worden (denk aan oproep in lift, oproep centrale hal, oproep einde van gang verpleegafdeling, loopbrug etc.).
• Een oproep zal directe consequentie hebben op (het moeten afbreken van) de handeling waar de zorgprofessional op dat moment mee bezig is, om na te denken en op zoek te gaan naar het meest dichtbijgelegen telefoontoestel. Dit is onwenselijk aangezien het vaak patiëntgebonden handelingen zijn van waaruit je wordt weggeroepen.
• Gezien de beperkte beschikbaarheid van vaste telefoonaansluitingen komt het frequent voor dat er  niet tijdig gehoor kan worden gegeven aan een oproep, of dat een andere werknemer moet worden gestoord in zijn werkzaamheden met de vraag of zijn/haar telefoon even gebruikt mag worden. Hierdoor kunnen belangrijke vaste toestellen (afdelingssecretaresse, portier, SEH, EHH etc.) geblokkeerd worden.
• Potentieel acute oproepen waarbij snel antwoord/handelen geboden is – zoals bij een afdeling cardiologie kan voorkomen – kunnen soms niet met de gewenste snelheid beantwoord worden.

Samenvattend zorgt het communiceren via een sein voor vertraging van werkzaamheden van de aios en leidt het tot ongewenste onderbrekingen van patiëntgebonden handelingen. Voor een drukbezet sein zoals het dienst-/consultensein van de afdeling cardiologie – met mogelijk vraag om acute hulp/interventie – is dit zeker ongewenst.

Doel van het initiatief

Door het vergroten van de bereikbaarheid van het dienstsein en het consultensein cardiologie, een tweetal voor zowel het ziekenhuis als samenwerkende huisartsen zeer belangrijke telefoonnummers, zal een oproep aan de aios cardiologie vlotter en adequaat beantwoord kunnen worden. Door dit initiatief zal de efficiëntie op de werkvloer sterk toenemen. Er zal geen onnodige tijd meer worden verloren met de zoektocht naar een telefoontoestel. Ook voor de individuele patiënt levert dit voordelen op aangezien de duur en het aantal onderbrekingen van gesprekken met de patiënt zal worden gereduceerd. Veel belangrijker nog is dat in geval van spoed er snel en adequaat gehandeld kan worden.

Borging

De werkwijze zal verder tijdens de polikliniek besprekingen met de hartfunctie laboranten en de chef de polikliniek besproken worden. Bij knelpunten zal er gezocht worden naar een passende oplossing.

Generaliseerbaarheid resultaten

Het huidige systeem van interne oproepen binnen het MUMC is sterk verouderd en levert frustratie op . Het instellen van dit doelmatigheidsinitiatief alsook de behaalde resultaten zijn absoluut over te nemen door andere vakgroepen en zullen daar dezelfde effecten sorteren. Er is nu omwille van de kosten voor gekozen om enkel de voor de afdeling belangrijke telefoonnummers te vervangen. Uiteindelijk zal het systeem van communiceren via seinen verouderen en in zijn geheel vervangen moeten worden. De hierboven geschetste problemen ten aanzien van bereikbaarheid, het onderbreken van patiëntgebonden handelingen alsook het tijdsverlies, gelden namelijk voor elke zorgprofessional binnen het Maastricht UMC.

Samenvatting

1. Het invoeren van een wifi-telefoon voor de posities van de consulent cardiologie en dienstdoende assistent cardiologie zal bereikbaarheid van deze belangrijke telefoonnummers sterk doen toenemen. Er zal sneller gehandeld kunnen worden in geval van spoedsituaties. Gesprekken met patiënten of overleg met collega’s zullen minder vaak langdurig geïnterrumpeerd worden.
2. Door het uitvoeren van dit doelmatigheidsinitiatief zal de professionele houding en communicatie van de aios met zijn collega’s in het bijzonder ten opzichte van de overige vakgroepen duidelijk verbeteren. Voor de betrokken aios zal dit initiatief hem/haar beter in staat stellen zijn organisatie rondom het verrichten van simultane consulten of acute problemen in dienstverband te kunnen regelen. Het initiatief zal in zijn geheel de samenwerking van aios en zorgprofessionals onderling verbeteren. Samenvattend ontwikkelt de aios zich verder op de competenties professionaliteit, communicatie en samenwerking.
3. Het doelmatigheidsinitiatief kan eenvoudig geborgd worden binnen de instelling door de nieuw in te voeren wifi-telefoon ter vervanging van de betreffende seinen in te voeren. Het is een kleine moeite om deze omschakeling te maken en doordat er vele voordelen verbonden zijn aan het inzetten van deze wifi-telefoon in plaats van het huidige sein zal het initiatief zichzelf in stand houden.